הכתבה נכתבה בשיתוף iCount
סוגי חשבוניות
במערכת המס בישראל קיימים כמה סוגי חשבוניות המשמשים למטרות שונות בהתאם לאופי העסקה ולהגדרת העוסק. כל סוג חשבונית משקף היבט אחר של העסקה ומשמש לצרכים ספציפיים בהתנהלות העסקית.
חשבונית מס
חשבונית מס היא מסמך רשמי שעוסק מורשה מחויב להפיק ללקוחותיו לאחר ביצוע עסקה כמו מכירת מוצר או מתן שירות. חשבונית המס היא אסמכתה חוקית המאפשרת לעוסקים מורשים לקזז מע"מ מול רשויות המס, וחייב להופיע בה פירוט מלא של העסקה, כולל מחיר לפני מע"מ, שיעור המע"מ וסכום המע"מ שיש לשלם. חשבונית מס תקינה מאפשרת לעוסקים לנהל את חבות המס שלהם באופן תקין ומסודר ולהימנע מסנקציות של רשויות המס.
חשבונית עסקה
חשבונית עסקה היא מסמך המציג דרישת תשלום מהלקוח טרם ביצוע התשלום בפועל, והיא לא מאפשרת קיזוז מע"מ. חשבונית עסקה משמשת בעיקר כאשר התשלום אינו מתבצע מייד בעת ביצוע העסקה אלא במועד מאוחר יותר, והיא יכולה להיות מופקת על ידי עוסק מורשה וגם על ידי עוסק פטור. היא אינה כוללת בהכרח פירוט של המע"מ, ולאחר ביצוע התשלום יש להפיק קבלה או חשבונית מס.
קבלה
קבלה היא מסמך המאשר קבלת תשלום מהלקוח עבור עסקה שבוצעה, והיא אסמכתה לכך שהלקוח שילם את הסכום הנדרש עבור השירות או המוצר שרכש. הקבלה אינה משמשת לצורכי קיזוז מע"מ תשומות אלא רק כאישור לביצוע התשלום, והיא יכולה להיות מופקת על ידי כל עוסק מורשה או פטור. הקבלה חייבת לכלול פרטים מזהים של העסק, פרטי הלקוח, סכום התשלום ותאריך התשלום.
חשבונית מס-קבלה
חשבונית מס-קבלה היא מסמך משולב המשמש כחשבונית מס וגם כקבלה, כלומר מאשר בו זמנית את ביצוע העסקה ואת קבלת התשלום. חשבונית מס-קבלה מופקת כאשר מועד ביצוע העסקה ומועד קבלת התשלום חופפים, והיא מאפשרת לעוסקים לחסוך בזמן ובמשאבים כי אין צורך להפיק שני מסמכים נפרדים. חשבונית מס-קבלה מאפשרת לעוסקים מורשים לקזז מע"מ תשומות כמו חשבונית מס רגילה, והיא גם אישור על קבלת התשלום.
מתי מוציאים חשבונית מס?
הוצאת חשבונית מס היא חובה חוקית המוטלת על כל עוסק מורשה בעת ביצוע עסקה, וזה לא משנה אם מדובר במכירת מוצר או במתן שירות. לאחר פתיחת עוסק מורשה, בעל העסק נדרש להיערך להפקת חשבוניות מס כחלק מהדרישות החוקיות, ועם הפתיחה יכול בעל העסק לקזז את מע"מ התשומות כנגד מע"מ העסקאות שהוא מחויב בהן.
על פי החוק יש להוציא חשבונית מס תוך 14 יום ממועד ביצוע העסקה, כאשר מועד העסקה נחשב ליום שבו הושלם השירות או נמסר המוצר ללקוח. גם בעסקאות ברטר, שבהן התמורה אינה כספית אלא במוצרים או שירותים אחרים, יש להפיק חשבונית מס. חשוב להביא בחשבון שעוסק פטור אינו רשאי להוציא חשבונית מס, אלא רק חשבונית עסקה או קבלה.
איך מפיקים חשבונית מס?
הפקת חשבונית מס יכולה להתבצע באמצעות כמה שיטות, והשיטה הנפוצה ביותר היום היא באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות. תוכנות אלו מאפשרות הפקה מהירה ויעילה של חשבוניות תוך שמירה על התאימות לדרישות החוק. בעבר היה נהוג להשתמש בפנקסי חשבוניות מודפסים מראש, אותם היה צורך למלא ידנית, אך שיטה זו הולכת ונעלמת.
חשבוניות דיגיטליות מאפשרות שליחה ישירה ללקוח באמצעות דואר אלקטרוני, בלי צורך בדואר פיזי, ובעת הפקת החשבוניות יש להקפיד על מספור רציף ועל שמירת עותק מכל חשבונית לתקופה של לפחות שבע שנים כנדרש בחוק.
הפקת חשבוניות באופן ממוחשב מאפשרת גם מעקב יעיל אחר תשלומים ודיווחים לרשויות המס, וזהו אחד היתרונות הבולטים שלה. בכל מקרה, חשוב להקפיד על הפקת חשבוניות בהתאם לדרישות החוק כדי להימנע מקנסות ועונשים.
אילו פרטים חייבים להופיע בחשבונית מס?
חשבונית מס תקינה חייבת לכלול כמה פרטים מהותיים כפי שנקבע בחוק מס ערך מוסף. ראשית, על החשבונית להכיל את המילים "חשבונית מס" באופן ברור ובולט, והיא חייבת לכלול את הפרטים המלאים של העוסק המורשה, כולל שם העסק, כתובת העסק ומספר העוסק המורשה. מעבר לכך, יש לציין את פרטי הלקוח כולל שם מלא וכתובת, ובמקרה שהלקוח הוא עוסק מורשה בעצמו יש להוסיף גם את מספר העוסק.
החשבונית חייבת לכלול גם מספר סידורי ייחודי, תאריך הוצאת החשבונית ותיאור מפורט של העסקה, כולל פירוט המוצרים או השירותים, הכמויות והמחירים. חובה להציג בחשבונית את סכום העסקה לפני מע"מ, שיעור המע"מ, סכום המע"מ והסכום הכולל לתשלום. החשבונית צריכה להיות ערוכה בשפה העברית ובמטבע הישראלי (שקלים), אלא אם התקבל אישור מיוחד לשימוש בשפה או במטבע אחרים.
מי רשאי להוציא חשבונית מס?
הזכות להוציא חשבונית מס שמורה באופן בלעדי לעוסק מורשה הרשום כדין ברשויות המס בישראל. עוסק פטור אינו רשאי להוציא חשבונית מס, אלא רק חשבונית עסקה או קבלה, וזאת כי הוא לא גובה מע"מ ואינו יכול לקזז מע"מ תשומות. חברה בע"מ, שותפות רשומה או עוסק יחיד שמוגדר כעוסק מורשה רשאים להפיק חשבוניות מס, והפקתה על ידי מי שאינו מורשה לכך היא עבירה על חוק מס ערך מוסף ועלולה לגרור קנסות כבדים ואף עונשי מאסר.
מספרי הקצאה לחשבונית מס
מערכת המספור של חשבוניות מס היא חלק חשוב בשמירה על תקינות והסדר בהתנהלות העסקית, ולכן כל חשבונית מס חייבת לשאת מספר סידורי ייחודי כחלק ממערכת הקצאת מספרים שנקבעה על ידי העוסק המורשה. המספרים חייבים להיות רציפים ואין לדלג על מספרים בסדרה, ובמקרה של שימוש בפנקסי חשבוניות המספרים מודפסים מראש ויש להשתמש בהם לפי הסדר.
בתוכנות הנהלת חשבונות המערכת מקצה באופן אוטומטי את המספר הסידורי הבא בתור, ואם העוסק המורשה מבטל חשבונית, עליו לשמור את העותק המקורי ולציין עליו שהחשבונית בוטלה. שמירת רציפות המספור היא הכרחית לצורכי ביקורת של רשויות המס, וחשבוניות שהונפקו עם מספרים כפולים או בסדר שאינו רציף עלולות לעורר חשד ולהוביל לביקורת מעמיקה יותר.
איך בודקים חשבונית מס?
בדיקת התקינות של חשבונית מס היא חלק חשוב בהתנהלות עסקית נכונה ויכולה למנוע בעיות עתידיות מול רשויות המס. יש לוודא שמפיק החשבונית הוא אכן עוסק מורשה על ידי בדיקת מספר העוסק המורשה מול מערכת השע"מ של רשות המיסים. מעבר לכך, יש לבדוק שהחשבונית כוללת את כל הפרטים הנדרשים על פי חוק, כולל שם העסק, כתובת, מספר עוסק מורשה, תאריך, פרטי העסקה וסכומי המע"מ.
חשוב לוודא גם שהחישובים בחשבונית נכונים, כלומר שסכום המע"מ מחושב כראוי (18% נכון לשנת 2025) וסכום התשלום הכולל תואם לסיכום כל הפריטים. בנוסף, יש לבדוק שהחשבונית מופקת על גבי נייר רשמי של העסק או באמצעות תוכנה מאושרת, ואם זו חשבונית דיגיטלית היא צריכה להיות חתומה בחתימה אלקטרונית אם היא נשלחת באמצעות דואר אלקטרוני.
סיכום
חשבונית מס היא מסמך בעל חשיבות רבה מאוד במערכת המיסוי הישראלית, והפקתה היא חובה חוקית על כל עוסק מורשה. הקפדה על כל הפרטים הנדרשים בחשבונית, מספור רציף והפקה במועד מונעת סנקציות מרשויות המס ומבטיחה ניהול תקין של העסק.
הכתבה נכתבה בשיתוף iCount
